12 prostych zasad - Jak zorganizować niezapomniane przyjęcie biznesowe

Organizacja przyjęcia biznesowego to niełatwa sztuka. Każdy, kto choć raz podjął się takiego zadania, wie, ile niespodzianek i zadań czeka po drodze. A jak to wygląda ze strony gości? Na pewno byliście na wielu przyjęciach, przypomnijcie sobie takie, które najlepiej zapisały się w Waszej pamięci. Czym się wyróżniały?

Ten artykuł napisałam na zaproszenie Akademii Evenea - bezpłatnego kursu online z treściami dedykowanymi dla osób zajmujących się organizacją wydarzeń. Ulala Chef jest partnerem Akademii.

****

Jak się okazuje, jest kilka prostych zasad, kierując się którymi mocno ułatwicie sobie zorganizowanie udanego przyjęcia biznesowego. Bez nadmiernego stresu i wysiłku z Waszej strony, ale za to doskonale kontrolując całe wydarzenie i mając pewność, że Wasi goście będą to spotkanie jeszcze długo wspominać i gratulować Wam bezbłędnej organizacji.

Oto kilka moich rad:

1. Jasno określ budżet i zakomunikuj go dostawcy

Osoby organizujące przyjęcia często popełniają błąd nie ustalając ze swoim dostawcą odpowiedzialnym za organizację przyjęcia, jaki budżet jest przewidziany na ten cel. Czasem po prostu tej informacji nie mają, a czasem nie chcą się nią podzielić z dostawcą licząc na lepszą pozycję negocjacyjną na koniec, przy omawianiu kosztorysu.

To podstawowy błąd, który niepotrzebnie wydłuża etap planowania przyjęcia. Musisz wiedzieć, że prawie w każdym budżecie można zorganizować przyjęcie. Będzie ono jednak miało różną jakość i różnić się będzie doborem rozwiązań w zależności od budżetu. Komunikując Twój budżet dostawcy znacznie przyspieszasz dojście do optymalnego rozwiązania, łatwiej i szybciej porównasz i wybierzesz opcje, które są do dyspozycji. Jeśli budżet jest skromny, doświadczony dostawca, który traktuje Cię partnersko, pokaże Ci, na jakie elementy warto postawić, a które są niekoniecznym w tym wypadku kosztem.

Szybkie przejście do pracy nad szczegółami jest Twoim celem w tym etapie. Nie pozwól, by przez brak sprecyzowanego budżetu ten etap niepotrzebnie się wydłużał i konsumował czas potrzebny na dopracowanie szczegółów organizacji.

2.   Sprecyzuj, kim są goście. Jakie mają oczekiwania? Czy mają ograniczenia diety?

Kierując zapytanie do swojego dostawcy od organizacji przyjęć dokładnie opisz mu, kim będą Twoi goście i jaki jest cel przyjęcia, okazja. Inaczej zaplanujecie spotkanie z okazji Dnia Kobiet w Twojej firmie, a inaczej cykliczną imprezę dla regionalnych szefów sprzedaży. Lekkie dietetyczne menu może być odpowiednie na śniadanie prasowe, gdzie spotkają się dziennikarki pism modowych, a menu ze stekami i grillem w stylu amerykańskim będzie bardziej odpowiednie dla męskiego grona, które Twoim przyjęciem rozpocznie długo trwający wieczór kontynuowany potem w klubach.

Pomyśl o specyficznych dietach swoich gości i zwróć uwagę, że wybory dietetyczne bywają teraz bardziej złożone. Doświadczony partner od organizacji przyjęć podpowie Ci i zadba, by w menu znalazły się opcje wegetariańskie czy wegańskie, a do kawy podano również mleko roślinne a nie tylko krowie. Możesz być pewny, że jeśli zadbasz o tych gości, którzy mają ograniczenia w diecie, oni to docenią i będą po przyjęciu Ci za to dziękować, bo nie zawsze się o nich naprawdę pamięta tworząc menu przyjęć biznesowych.

3.     Dobierz menu do godziny przyjęcia

Jeśli przyjęcie ma startować koło 19.00 to możesz być pewny, że goście przyjadą głodni, bo nie zdążyli jeszcze zjeść kolacji. Odpowiednio wówczas dobierz menu i ilości jedzenia. Jeśli nie planujesz dużego menu, a myślałeś jedynie o małych przekąskach do koktajli, ustal czas przyjęcia na „przed kolacją”, np. 17.00 lub po kolacji, np. o 22.00. Wówczas spokojnie możesz zaserwować jedynie coś drobnego – przekąski czy desery i skupić się na napojach i drinkach.

4.     Pomyśl o wygodzie jedzenia

Podczas wyboru menu weź pod uwagę sposób konsumpcji. Jeśli formą jest kolacja zasiadana, wtedy istotne będzie dopasowanie odpowiedniej zastawy czy sztućców. Jeśli jednak przyjęcie ma mieć charakter bankietu / cocktail party, a stoliki koktajlowe będą w ograniczonej ilości – warto wybrać do menu przekąski w formie finger-food, tzw. „na raz”, nie wymagające dodatkowej pracy, jak np. walka ze skorupkami owoców morza czy konieczność użycia noża do krojenia, czy nawet użycia widelca. Jedzenie w takiej formie umożliwia gościom trzymanie kieliszka z winem w jednej dłoni i swobodne sięganie po jedzenie drugą. Wszystko przebiega płynnie, bez zakłóceń, a goście mogą skupić się na interesującej rozmowie.

Wygoda gości to również takie zaplanowanie przestrzeni, żeby jasne było jak się mają zachować – np. gdzie odstawić użyty talerzyk bądź kieliszek. Warto zadbać również o taki szczegół, żeby nie wprowadzać niezręczności. Jeśli na przyjęciu są kelnerzy, zajmą się odbiorem naczyń od gości. Jeśli przyjęcie jest bez obsługi kelnerskiej, Twój partner od organizacji zaplanuje w przestrzeni takie miejsce dostępne dla gości i zadba o jego regularne uprzątanie.

5.     Zadbaj o komfortową atmosferę - światło i muzyka

Często osoby organizujące przyjęcia zapominają lub nie doceniają ważnych szczegółów jak światło czy muzyka, a są one wręcz kluczowe i równie ważne jak np. dobór menu czy wybór lokalizacji. Zadbaj o takie światło, które jest korzystne i przyjazne dla gości. W którym panie wyglądają jeszcze piękniej, a wzrok nie jest męczony zbyt ostrym blaskiem. Użyj miękkiego, przygaszonego światła, jeśli to możliwe. Jeśli robisz przyjęcie w biurze, gdzie na stałe macie do dyspozycji tylko jasne światło umieszczone na sufitach, poproś swojego event plannera o zorganizowanie innego źródła światła – to mogą być świece i lampiony ustawione w różnych miejscach, albo lampy punktowe budujące ładnie scenerię. Możesz być pewien, że w dobrze dobranym świetle przyjęcie przebiega dużo lepiej, rozmowy są łatwiejsze, a nieśmiałość niektórych gości szybciej znika. A przecież właśnie o komfort gości Ci chodzi.

Podobnie ważnym, i podobnie niedocenianym elementem jest muzyka w tle. Jej brak powoduje, że, zwłaszcza na początku przyjęcia, słychać tę niezręczną, męczącą ciszę. A goście, którzy prowadzą rozmowy, ściszają głos zastanawiając się, czy ich wypowiedzi nie są zbyt donośne. Z drugiej strony – dobrze dobrana ścieżka muzyczna doskonale buduje klimat imprezy i rozluźnia gości podobnie jak dobre światło! Pomyśl więc wcześniej, czy masz jakiś sprzęt, którego możesz użyć do emitowania muzyki, jakimi głośnikami dysponujesz, jak się steruje tym sprzętem i kto powinien być przez całe przyjęcie za to odpowiedzialny. Ustalcie wcześniej playlistę. Ustalcie też głośność, która będzie idealna. Jeśli w programie przyjęcia zaplanowałeś jakieś przemówienia gospodarzy lub gości, upewnij się, że natężenie muzyki będzie można łatwo i szybko regulować, tak żeby te wystąpienia były dobrze słyszane w każdym miejscu sali.

6.     Ułatw gościom nawigację po menu

Jeśli menu jest w formie bufetu samoobsługowego, zadbaj o to, by wszystkie dania były czytelnie i jasno opisane. Nie chcesz, by goście stali w długich kolejkach, które przesuwają się zbyt wolno, bo każdy z gości musi najpierw zgadnąć, co jest serwowane na poszczególnych półmiskach. Atrakcyjne i wyraźne opisy dań ułatwią gościom szybsze podejmowanie decyzji, a osobom z ograniczeniami diety pomogą uniknąć pomyłek i wahań. Jeśli wśród gości są obcokrajowcy, pamiętaj o przygotowaniu napisów również w języku, który będzie dla nich zrozumiały.

Równie ważnym elementem ułatwiającym nawigację po menu jest oświetlenie bufetu. Jemy oczami. Ale żeby to było możliwe, warto doświetlić bufet odpowiednim światłem :)

7.       Zrób wrażenie: sztuka prezentacji na talerzu i dekoracje

Każde menu zyska dodatkowe punkty w oczach Twoich gości, jeśli będzie pięknie podane, zaprezentowane, wyeksponowane. Doświadczony dostawca cateringowy będzie wiedział, jak zadbać o estetykę swojego menu, żeby zachwycić gości. Doradzi Ci także w zakresie ustawienia bufetów, stołów czy stolików koktajlowych, a jeśli będzie potrzeba zajmie się ich wynajmem, transportem i aranżacją. Zaufaj mu również w kwestii dekoracji florystycznych – nic tak pięknie nie dodaje klasy przyjęciu biznesowemu, jak wspaniale skomponowane świeże kwiaty. Utalentowany florysta dobierze kwiaty do tematyki i stylu przyjęcia i zbuduje z nich przepiękną scenografię. Liczy się pomysł i oko artysty. Efekt bywa zniewalający, a Ty nie potrzebujesz żadnych dodatkowych dekoracji.

8.       Gospodarz i współgospodarz – tu jest rola do odegrania!

Każde przyjęcie powinno mieć gospodarza, a jeszcze lepiej, żeby tę rolę pełniły dwie lub więcej osób. Ustal to dokładnie przed przyjęciem, przydziel role w swoim zespole, umówcie się, o której godzinie będziecie na miejscu. Gospodarz powinien być na miejscu przed gośćmi, żeby mógł ich przywitać, kiedy tylko się pojawią. Weź pod uwagę, że niektórzy goście dotrą na przyjęcie przed czasem (bo na przykład korki będą mniejsze niż się spodziewali) i powinniście być też na to przygotowani. Pełną gotowość do przyjmowania gości załóżcie więc minimum na pół godziny przed oficjalnym startem przyjęcia wskazanym w zaproszeniu i zadbajcie, by nawet ci goście, którzy przybyli wcześniej, nie czuli się niezręcznie z powodu zbyt wczesnego przyjazdu. Niech jeden z gospodarzy będzie gotowy ich przywitać, przyjąć.

Jeśli na przyjęciu planujecie jakichś specjalnych gości, którymi trzeba się w szczególny sposób zająć, uzgodnij wcześniej, kto z Waszego zespołu będzie za to zadanie odpowiedzialny.

Waszą rolą jako gospodarzy jest zadbanie o jak największy komfort gości. Jak możecie im pomóc, by poczuli się mile widziani i mogli się zrelaksować? Skoncentrujcie się na ich potrzebach. Przedstawiaj gościom siebie nawzajem, spraw, by łatwo im było nawiązywać znajomości, jeśli są nowi w towarzystwie. Jak ja to robię? Staram się co nieco o każdym z moich gości wiedzieć i używam tych informacji podczas przedstawiania jednych gości drugim. Wtedy daję pretekst do wspólnej rozmowy między nowo poznanymi osobami. Ludzie w gruncie rzeczy lubią poznawać nowe osoby, ale nie zawsze wiedzą, jak przełamać tę pierwszą barierę. I tu jest rola gospodarza przyjęcia.

9.     Zaplanuj główną aktywność lub atrakcję na przyjęciu.

Warto, żeby Twoje przyjęcie miało ustalony program, a w nim przewidzianą główną aktywność lub atrakcję. Dzięki temu dajesz zaproszonym gościom dodatkowy argument i cel pojawienia się na spotkaniu. To może być wystąpienie gościa specjalnego, wręczenie nagrody lub jakaś inna atrakcja – na przykład spektakularny live-cooking show, pokaz serwowania lodów przy użyciu ciekłego azotu, stacja ze świeżymi ostrygami i szampanem, wine tasting z profesjonalnym sommelierem czy tasting whisky, a może pokaz barmański? Pomysłów jest wiele. Chodzi o to, by dać gościom dodatkowy powód do przyjścia na Twoje przyjęcie, wypełnić atrakcyjnie czas – taki punkt w programie pomaga gościom odnaleźć się na przyjęciu i daje pretekst do swobodnych rozmów i networkingu.

10.      Zakomunikuj w zaproszeniu godziny startu i zakończenia przyjęcia

Tak, nie tylko godzina startu jest ważna, ale i zakończenia. Dlaczego? Jeśli komunikujesz gościom tylko czas startu przyjęcia, zostawiasz im swobodę w domyślaniu się, do której godziny będzie ono trwać. Co to powoduje? Niektórzy z gości założą na przykład, że przyjęcie które startuje o 19.00 potrwać może do 2.00 w nocy, i uznają, że mogą pojawić się dopiero po innych swoich aktywnościach tego wieczoru, np. koło 22.00. Tobie natomiast zależy na zebraniu wszystkich gości mniej więcej w jednym czasie, więc dając informację, że impreza zakończy się np. o 23.00 masz większe szanse, że goście pojawią się bliżej jej początku niż dużo później. Twoim celem jest, żeby impreza „rozwinęła się” w pełni jak najszybciej i była atrakcyjna również dla tych gości, którzy będą bardziej punktualni.

Ten sam cel pomoże Ci spełnić poinformowanie gości o planowanej godzinie głównej atrakcji przyjęcia. Pomagasz gościom ocenić, o której na pewno powinni być już na miejscu, żeby w pełni skorzystać z tego punktu programu.

11.       Gościnność – gospodarzem jesteś jeszcze zanim goście przekroczą próg Twojego przyjęcia

Twoja gościnność nie zaczyna się w momencie przywitania gości w progu przyjęcia. Zaczyna się wcześniej i ocenić ją można również po tym, czy gościom będzie łatwo znaleźć się w ustalonym miejscu. Zastanów się więc, czy lokalizacja jest im dobrze znana i czy na miejscu droga jest dobrze oznakowana. W zaproszeniu podaj informacje o dostępnym dla gości parkingu, o tym jak znaleźć wejście do budynku, a także wskazówki jak dotrzeć na miejsce transportem miejskim czy taksówką np. jakieś charakterystyczne punkty w topografii.

Przypomnij sobie, jak czasem zdarzało Ci się podjechać taksówką pod budynek wskazany w adresie przyjęcia, a potem długo jeszcze musiałeś kluczyć (być może przy niesprzyjających warunkach atmosferycznych), żeby znaleźć odpowiednie wejście, bo było ich kilka w budynku. Twoi goście, na przykład kobiety ubrane w szpilki, z dopracowanymi fryzurami i makijażem, docenią możliwość łatwego znalezienia się na miejscu, bez narażania na uszczerbek swojego wyglądu. To również jest element organizacji i świadectwo Twojej gościnności.

12.       Wybierz partnera do organizacji, który zajmie się przyjęciem kompleksowo

Moja ostatnia rada, ale może okazać się kluczowa w sukcesie całego wydarzenia. Wybierając partnera do organizacji przyjęcia kieruj się tym, czy jest gotowy wesprzeć Cię kompleksowo. I odciążyć w całej liście zadań i obowiązków, zadbać o szczegóły tak, żebyś mógł skupić się na byciu gospodarzem przyjęcia, na rozmowach z gośćmi, na celach networkingowych, na wspólnej zabawie. Dobrze wybrany partner nie zostawi Cię z pytaniami bez odpowiedzi. Sam zaproponuje uzupełniających ofertę innych dostawców – zaprzyjaźnionych i sprawdzonych, podpowie najlepsze praktyki, wskaże najlepsze dostępne opcje. Jego cel powinien być identyczny jak Twój – zorganizowanie dla Ciebie wspaniałego przyjęcia, które goście będą długo pamiętać.