12 einfache Regeln - So organisieren Sie eine unvergessliche Geschäftsfeier

Eine Geschäftsfeier zu organisieren ist keine leichte Kunst. Wer sich schon einmal einer solchen Aufgabe gestellt hat, weiß, wie viele Überraschungen und Aufgaben auf dem Weg warten. Wie sieht es bei den Gästen aus? Sicherlich warst du schon auf vielen Partys, erinnere dich an die, die dir am besten in Erinnerung bleiben. Wie haben sie sich hervorgetan?

Ich habe diesen Artikel auf Einladung der Evenea Academy geschrieben - ein kostenloser Online-Kurs mit Inhalten für Personen, die an der Organisation von Veranstaltungen beteiligt sind. Ulala Chef ist Partner der Akademie.

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Wie sich herausstellt, gibt es ein paar einfache Regeln, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche Geschäftsfeier zu organisieren. Ohne übertriebenen Stress und Aufwand Ihrerseits, sondern die gesamte Veranstaltung perfekt zu steuern und sicher zu sein, dass sich Ihre Gäste noch lange an dieses Meeting erinnern und Ihnen zu Ihrer tadellosen Organisation gratulieren.

Hier sind einige meiner Ratschläge:

1. Definieren Sie Ihr Budget klar und teilen Sie es dem Lieferanten mit

Partyorganisatoren machen oft den Fehler, sich nicht mit ihrem Partyanbieter über das Budget für die Party zu einigen. Manchmal haben sie diese Informationen einfach nicht, manchmal wollen sie sie nicht mit dem Lieferanten teilen, in der Hoffnung auf eine bessere Verhandlungsposition am Ende bei der Besprechung des Kostenvoranschlags.

Dies ist ein grundlegender Fehler, der die Planungsphase der Partei unnötig verlängert. Sie müssen wissen, dass Sie eine Party in fast jedem Budget organisieren können. Es wird jedoch eine andere Qualität haben und sich je nach Budget in der Auswahl der Lösungen unterscheiden. Indem Sie das Budget Ihres Lieferanten kommunizieren, beschleunigen Sie den Weg zur optimalen Lösung erheblich, Sie können die verfügbaren Optionen einfacher und schneller vergleichen und auswählen. Bei einem bescheidenen Budget zeigt Ihnen ein erfahrener Anbieter, der Sie als Partner behandelt, auf, auf welche Elemente es sich zu setzen lohnt und welche nicht unbedingt kosten.

In dieser Phase ist es Ihr Ziel, schnell an den Details zu arbeiten. Lassen Sie diese Phase aufgrund des Fehlens eines spezifischen Budgets nicht unnötig verlängern und verbrauchen Sie die Zeit, die erforderlich ist, um die Details der Organisation zu verfeinern.

2. Geben Sie an, wer die Gäste sind. Was sind ihre Erwartungen? Haben sie Diätbeschränkungen?

Wenn Sie eine Anfrage an Ihren Partyanbieter richten, beschreiben Sie genau, wer Ihre Gäste sein werden und was der Zweck der Party ist, der Anlass. Sie planen ein Treffen anlässlich des Frauentages in Ihrem Unternehmen anders als eine reguläre Veranstaltung für regionale Vertriebsleiterinnen. Für ein Pressefrühstück, bei dem sich Journalisten von Modemagazinen treffen, eignet sich ein leichtes Diätmenü, für das männliche Publikum ein Steak- und Grillmenü im amerikanischen Stil, das mit einem langen Abend mit Ihrer Party beginnt und dann weiter in Clubs.

Denken Sie an die spezifische Ernährung Ihrer Gäste und beachten Sie, dass die Ernährungsentscheidungen jetzt komplexer sein können. Ein erfahrener Partypartner verrät es dir und achtet darauf, dass vegetarische oder vegane Speisen auf der Speisekarte stehen und der Kaffee auch pflanzliche Milch und nicht nur Kuhmilch enthält. Sie können sicher sein, dass wenn Sie sich um Gäste mit diätetischen Einschränkungen kümmern, diese es zu schätzen wissen und es Ihnen nach dem Empfang danken werden, da sie bei der Erstellung des Menüs für Geschäftsempfänge nicht immer wirklich in Erinnerung bleiben.

3. Wählen Sie das Menü entsprechend der Uhrzeit der Party

Wenn die Party gegen 19 Uhr beginnen soll, können Sie sicher sein, dass die Gäste hungrig ankommen, da sie noch keine Zeit zum Abendessen hatten. Wählen Sie dann das Menü und die Menge der Speisen entsprechend aus. Wenn Sie keine große Speisekarte planen und nur an kleine Snacks zu Ihren Cocktails gedacht haben, planen Sie Ihre Party "vor dem Abendessen", z. B. 17:00 Uhr, oder nach dem Abendessen, z. B. 22:00 Uhr. Dann können Sie getrost nur etwas Kleines servieren – Snacks oder Desserts und sich auf Getränke und Getränke konzentrieren.

4. Denken Sie an die Bequemlichkeit des Essens

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Menüs die Art des Verzehrs. Wenn es sich um ein Abendessen im Sitzen handelt, ist es wichtig, das richtige Geschirr oder Besteck auszuwählen. Wenn die Party jedoch eine Bankett- / Cocktailparty werden soll und die Anzahl der Cocktailtische begrenzt ist, lohnt es sich, Fingerfood-Snacks aus der Speisekarte zu wählen, die sogenannten „Sofort“, ohne zusätzliche Arbeit, wie das Kämpfen mit Meeresfrüchten oder die Verwendung eines Schneidemessers oder sogar einer Gabel. Diese Form des Essens ermöglicht es den Gästen, in einer Hand ein Glas Wein zu halten und mit der anderen frei nach Essen zu greifen. Alles läuft reibungslos und ohne Ablenkungen ab und die Gäste können sich auf ein interessantes Gespräch konzentrieren.

Die Bequemlichkeit der Gäste bedeutet auch, den Raum so zu planen, dass klar ist, wie sie sich verhalten sollen – etwa wo man einen gebrauchten Teller oder ein Glas abstellt. Es lohnt sich auch, auf ein solches Detail zu achten, um keine Unbeholfenheit zu verursachen. Wenn Kellner auf der Party sind, holen sie das Geschirr von den Gästen ab. Wenn die Party ohne Kellnerservice ist, wird Ihr Partner von der Organisation einen solchen Platz in den für die Gäste verfügbaren Raum einplanen und für die regelmäßige Reinigung sorgen.

5. Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre - Licht und Musik

Oft vergessen oder schätzen Leute, die Partys organisieren, wichtige Details wie Licht oder Musik nicht, und sie sind sogar wichtig und so wichtig wie zum Beispiel die Auswahl eines Menüs oder die Wahl eines Ortes. Bieten Sie den Gästen ein Licht, das wohltuend und freundlich ist. In dem die Damen noch schöner aussehen und die Augen nicht mit zu grellem Glanz müde werden. Verwenden Sie nach Möglichkeit weiches, gedimmtes Licht. Wenn Sie in einem Büro feiern, wo Ihnen nur helles Licht an den Decken dauerhaft zur Verfügung steht, bitten Sie Ihren Veranstaltungsplaner, eine andere Lichtquelle zu organisieren - das können Kerzen und Laternen an verschiedenen Orten oder Spots sein eine schöne Kulisse schaffen. Sie können sicher sein, dass im richtigen Licht die Party viel besser läuft, Gespräche einfacher werden und die Schüchternheit mancher Gäste schneller verschwindet. Und doch meinen Sie den Komfort der Gäste.

Ein ähnlich wichtiges und ähnlich unterschätztes Element ist die Hintergrundmusik. Durch das Fehlen hört man vor allem zu Beginn der Party diese unangenehme, ermüdende Stille. Und die Gäste, die Gespräche führen, senken ihre Stimme und fragen sich, ob ihre Aussagen zu laut sind. Andererseits - ein gut gewählter Musiktrack baut die Atmosphäre der Veranstaltung perfekt auf und entspannt die Gäste, genau wie gutes Licht! Überlegen Sie sich also vorher, ob Sie irgendwelche Geräte haben, mit denen Sie Musik ausgeben können, welche Art von Lautsprechern Sie haben, wie Sie diese Geräte steuern und wer während der Party dafür verantwortlich sein sollte. Erstelle vorher eine Playlist. Wählen Sie außerdem eine Lautstärke, die perfekt ist. Wenn Sie in Ihrem Partyprogramm Ansprachen von Gastgebern oder Gästen eingeplant haben, achten Sie darauf, dass die Lautstärke der Musik einfach und schnell angepasst werden kann, damit diese Ansprachen überall im Raum deutlich zu hören sind.

6. Machen Sie es Ihren Gästen leicht, durch das Menü zu navigieren

Wenn die Speisekarte in Form eines Selbstbedienungsbuffets ist, achten Sie darauf, dass alle Speisen lesbar und klar beschrieben sind. Sie möchten nicht, dass die Gäste in langen Schlangen stehen, die sich zu langsam bewegen, denn jeder Gast muss zuerst erraten, was auf jedem Teller serviert wird. Attraktive und klare Beschreibungen der Gerichte helfen den Gästen, schnellere Entscheidungen zu treffen, und helfen Menschen mit diätetischen Einschränkungen, Fehler und Zögern zu vermeiden. Wenn sich unter Ihren Gästen Ausländer befinden, stellen Sie sicher, dass auch Bildunterschriften in einer für sie verständlichen Sprache enthalten sind.

Ein ebenso wichtiges Element zur Erleichterung der Menüführung ist die Beleuchtung des Buffets. Wir essen mit unseren Augen. Aber damit es möglich ist, lohnt es sich, das Buffet mit dem entsprechenden Licht zu beleuchten :)

7. Eindruck machen: Die Kunst der Präsentation auf Teller und Dekoration

Jedes Menü wird in den Augen Ihrer Gäste zusätzlich punkten, wenn es schön präsentiert wird. Ein erfahrener Catering-Anbieter weiß, wie er seine Speisekarte ästhetisch ansprechend gestaltet, um seine Gäste zu begeistern. Er berät Sie auch beim Aufbau von Buffets, Tischen oder Stehtischen und kümmert sich bei Bedarf um deren Vermietung, Transport und Anordnung. Vertrauen Sie ihm auch, wenn es um Blumenschmuck geht – nichts wertet eine Geschäftsfeier so schön auf wie wunderbar komponierte frische Blumen. Ein talentierter Florist wählt Blumen passend zum Thema und Stil der Party aus und baut daraus eine wunderschöne Kulisse. Die Idee und das Auge des Künstlers zählen. Der Effekt kann fesselnd sein, und Sie benötigen keine zusätzlichen Dekorationen.

8. Gastgeber und Co-Gastgeber – Hier ist eine Rolle zu spielen!

Jede Party sollte gehostet werden, und noch besser, dass die Rolle von zwei oder mehr Personen gespielt wird. Legen Sie es vor der Party sorgfältig fest, weisen Sie Rollen in Ihrem Team zu, vereinbaren Sie einen Termin, wann Sie dort sein werden. Der Gastgeber sollte vor den Gästen stehen, damit er sie bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Berücksichtigen Sie, dass einige Ihrer Gäste früher ankommen (z. B. Staus werden geringer als erwartet) und Sie sollten auch darauf vorbereitet sein. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine halbe Stunde vor dem in der Einladung angegebenen offiziellen Beginn der Party vollständig für den Empfang der Gäste bereit sind und sorgen Sie dafür, dass sich auch frühere Gäste nicht peinlich fühlen, wenn sie zu früh ankommen. Lassen Sie einen der Gastgeber bereit sein, sie willkommen zu heißen und zu begrüßen.

Wenn es besondere Gäste auf der Party gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, vereinbaren Sie im Voraus, wer in Ihrem Team für diese Aufgabe verantwortlich ist.

Ihre Aufgabe als Gastgeber ist es, den Gästen den größtmöglichen Komfort zu bieten. Wie können Sie ihnen helfen, sich willkommen zu fühlen und sich zu entspannen? Konzentrieren Sie sich auf ihre Bedürfnisse. Stellen Sie sich den Gästen gegenseitig vor und machen Sie es ihnen leicht, Freunde zu finden, wenn sie neu im Unternehmen sind. Wie mache ich es? Ich versuche, ein wenig über jeden meiner Gäste zu erfahren und nutze diese Informationen, wenn ich die Gäste einander vorstelle. Dann gebe ich eine Entschuldigung für ein gemeinsames Gespräch zwischen den neu getroffenen Leuten. Die Leute lernen eigentlich gerne neue Leute kennen, wissen aber nicht immer, wie sie die erste Barriere überwinden können. Und hier ist die Rolle des Party-Gastgebers.

9. Planen Sie eine größere Aktivität oder Attraktion auf der Party.

Es lohnt sich für Ihre Party, ein festes Programm zu haben, das die Hauptaktivität oder Attraktion umfasst. Dadurch geben Sie geladenen Gästen ein zusätzliches Argument und einen Zweck, um bei der Besprechung zu erscheinen. Es kann eine besondere Gastrede, eine Preisverleihung oder eine andere Attraktion sein – zum Beispiel eine spektakuläre Live-Cooking-Show, eine Eiscreme-Show mit flüssigem Stickstoff, eine Station mit frischen Austern und Champagner, eine Weinprobe mit einem professionellen Sommelier oder eine Whisky-Verkostung oder vielleicht eine Barkeeper-Show? Es gibt viele Ideen. Die Idee ist, Gästen einen zusätzlichen Grund zu geben, zu Ihrer Party zu kommen, die Zeit attraktiv zu gestalten - ein solcher Punkt in der Agenda hilft den Gästen, den Weg zur Party zu finden und gibt ihnen einen Vorwand für kostenlose Gespräche und Networking.

10. Geben Sie in der Einladung die Start- und Endzeiten der Party an

Ja, nicht nur die Startzeit ist wichtig, sondern auch die Endzeit. Wieso den? Wenn Sie Ihren Gästen nur die Startzeit der Party mitteilen, lassen Sie diese frei erraten, wann die Party dauern wird. Was verursacht es? Einige der Gäste werden beispielsweise davon ausgehen, dass eine Party, die um 19:00 Uhr beginnt, bis 2:00 Uhr dauern kann und dass sie möglicherweise erst nach ihren anderen Aktivitäten an diesem Abend erscheinen, z.B. gegen 22:00 Uhr. Sie möchten jedoch alle Gäste mehr oder weniger gleichzeitig versammeln, so dass Sie durch die Angabe, dass die Veranstaltung z. Ihr Ziel ist es, dass sich die Veranstaltung möglichst schnell "entwickelt" und auch für die pünktlicheren Gäste attraktiv wird.

Das gleiche Ziel wird Ihnen helfen, Ihre Gäste über die geplante Zeit der Hauptattraktion der Party zu informieren. Du hilfst den Gästen zu beurteilen, wann sie auf jeden Fall da sein sollten, um diesen Punkt der Agenda voll auszuschöpfen.

11. Gastfreundschaft - Sie sind der Gastgeber, noch bevor die Gäste die Schwelle Ihres Empfangs überschreiten

Ihre Gastfreundschaft beginnt nicht damit, Gäste an der Rezeptionstür willkommen zu heißen. Es beginnt früher und lässt sich auch daran messen, ob es den Gästen leicht fällt, zum vereinbarten Ort zu gelangen. Überlegen Sie also, ob ihnen der Standort bekannt ist und die Straße dort gut ausgeschildert ist. Machen Sie in der Einladung Angaben zu den Parkplätzen, die den Gästen zur Verfügung stehen, wie Sie den Eingang zum Gebäude finden, sowie Tipps zur Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxis, z.B. einige charakteristische Punkte in der Topographie.

Denken Sie daran, wie Sie manchmal ein Taxi zu dem in der Adresse der Party angegebenen Gebäude gefahren sind und dann lange (vielleicht bei ungünstigen Wetterbedingungen) umherwandern mussten, um den richtigen Eingang zu finden, weil es mehrere davon im Gebäude gab . Ihre Gäste, zum Beispiel Damen mit High Heels, mit aufwendigen Frisuren und Make-up, werden es zu schätzen wissen, dass sie sich bequem hinlegen können, ohne ihr Aussehen zu beeinträchtigen. Auch das gehört zur Organisation und ist ein Zeugnis Ihrer Gastfreundschaft.

12. Wählen Sie einen Partner für die Organisation, der sich umfassend um den Empfang kümmert

Mein letzter Ratschlag, aber er kann sich als entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung erweisen. Lassen Sie sich bei der Auswahl eines Partners für die Organisation der Party davon leiten, ob er bereit ist, Sie umfassend zu unterstützen. Und lockern Sie die ganze Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf, kümmern Sie sich um die Details, damit Sie sich darauf konzentrieren können, Gastgeber der Party zu sein, mit Gästen zu sprechen, Ziele zu vernetzen und gemeinsam Spaß zu haben. Ein gut ausgewählter Partner lässt keine Fragen offen. Er selbst wird ergänzende Angebote anderer Lieferanten vorschlagen - freundliche und bewährte, er wird bewährte Verfahren vorschlagen, er wird die besten verfügbaren Optionen aufzeigen. Sein Ziel sollte das gleiche sein wie Ihres - für Sie eine wundervolle Party zu organisieren, an die sich die Gäste noch lange erinnern werden.